Conditions Générales de Vente et d'Utilisation

AQUILAE ÉDUCATION — Aquilae Nova
Date de dernière mise à jour : 1er août 2026

Préambule et définitions

Les présentes Conditions Générales de Vente et d'Utilisation (les « CGV/CGU ») régissent, d'une part, les conditions dans lesquelles la société AQUILAE ÉDUCATION met la plateforme Aquilae Nova à la disposition de ses clients professionnels (Titre I) et, d'autre part, les conditions d'utilisation de cette plateforme par les utilisateurs finaux (Titre II). Les dispositions communes figurent au Titre III.

AQUILAE ÉDUCATION, Société par Actions Simplifiée au capital de 1 000 euros, dont le siège social est situé 34 boulevard des Italiens, 75009 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 101 157 675, représentée par sa Présidente Madame Constance Baroin, ci-après « Aquilae » ou le « Prestataire ». Aquilae Nova est une offre exploitée par cette personne morale.

Pour les besoins des présentes, les termes ci-dessous, employés avec une majuscule, ont la signification suivante :

• « Plateforme » : le site, l'application web, le logiciel, les algorithmes et les services associés exploités par Aquilae sous la dénomination Aquilae Nova.
• « Aquilae Nova » : la Plateforme destinée aux entreprises pour structurer et accompagner l'accueil, l'intégration et la montée en compétence de nouveaux collaborateurs, au moyen de parcours et contenus internes mis à leur disposition.
• « Service » : la mise à disposition, en mode SaaS (logiciel en tant que service), de la Plateforme ainsi que des prestations associées souscrites par le Client.
• « Client » : toute personne morale qui souscrit au Service pour utiliser Aquilae Nova au bénéfice de ses collaborateurs et autres personnes autorisées.
• « Entreprise » : le Client utilisant Aquilae Nova au bénéfice de ses collaborateurs, nouveaux arrivants, managers, équipes de ressources humaines ou autres personnes autorisées.
• « Utilisateur » : toute personne physique autorisée par le Client à accéder à la Plateforme, notamment un collaborateur, nouvel arrivant, manager, membre des ressources humaines ou administrateur.
• « Assistant IA » : le service conversationnel d'Aquilae reposant sur une intelligence artificielle générative. Selon les fonctionnalités activées, il peut notamment expliquer un contenu ou guider l'Utilisateur dans un parcours d'accueil, d'intégration ou de montée en compétence.
• « Contenus Client » : les documents, vidéos, procédures, politiques internes, ressources d'accueil, informations métier et autres contenus téléversés ou mis à disposition par le Client ou ses Utilisateurs autorisés.
• « Données » : l'ensemble des données, y compris les données à caractère personnel, traitées via la Plateforme pour le compte du Client.
• « Bon de Commande » : le devis, bon de commande ou contrat particulier signé par le Client, précisant notamment le périmètre fonctionnel souscrit, la durée, le nombre d'Utilisateurs et le prix du Service. En cas de contradiction, le Bon de Commande prévaut sur les présentes CGV/CGU.
• « DPA » : l'accord de traitement des données à caractère personnel conclu entre Aquilae et le Client au titre de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

Titre I — Conditions Générales de Vente (Aquilae / Client)

Article 1 — Objet et champ d'application

Le Titre I définit les conditions dans lesquelles Aquilae concède au Client, à titre non exclusif, non cessible et pour ses seuls besoins internes, un droit d'accès et d'utilisation de la Plateforme, pour la durée et le périmètre prévus au Bon de Commande. La souscription au Service emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV/CGU, qui prévalent sur tout document contradictoire du Client, notamment ses conditions générales d'achat, sauf acceptation expresse et écrite d'Aquilae.

Article 2 — Documents contractuels et commande

La relation contractuelle est régie, par ordre de priorité décroissante, par : le Bon de Commande et ses annexes, le DPA, puis les présentes CGV/CGU. La commande est ferme et définitive à la date de signature du Bon de Commande par un représentant habilité du Client.

Article 3 — Description des Services

Aquilae met à disposition du Client un espace SaaS cloisonné permettant, selon les fonctionnalités souscrites : la diffusion sécurisée de Contenus Client, la création ou la génération de parcours à partir de documents existants, l'affectation de parcours aux Utilisateurs, le suivi de progression, des activités d'évaluation ou de remédiation et l'accès à l'Assistant IA. Le périmètre fonctionnel précis est défini au Bon de Commande.

Aquilae Nova. Le Service est destiné à l'accueil et à l'intégration de nouveaux collaborateurs ainsi qu'à la transmission de connaissances internes. Il peut notamment permettre à l'Entreprise de structurer des parcours d'onboarding, de présenter son organisation, ses procédures et ses ressources métier, puis de suivre l'avancement des Utilisateurs.

Évolutions. Aquilae peut faire évoluer les fonctionnalités de la Plateforme afin d'en améliorer la qualité, la sécurité ou la conformité, sans dégradation substantielle des fonctionnalités essentielles souscrites.

Article 4 — Conditions financières

Les prix sont exprimés en euros et hors taxes (HT) ; la TVA applicable s'ajoute au taux en vigueur. Le prix du Service, son assiette, sa périodicité de facturation et les éventuels frais de mise en service ou d'accompagnement sont fixés au Bon de Commande.

Paiement. Sauf stipulation contraire au Bon de Commande, les factures sont payables par virement à 30 jours à compter de leur date d'émission.

Retard de paiement. Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, l'application de pénalités de retard égales à trois fois le taux d'intérêt légal ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros, conformément aux articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce. Aquilae se réserve le droit de suspendre l'accès au Service après mise en demeure restée infructueuse pendant 15 jours.

Révision tarifaire. Les prix peuvent être révisés à chaque reconduction, moyennant un préavis écrit de deux mois. À défaut d'accord du Client, celui-ci peut renoncer à la reconduction dans les conditions de l'article 5.

Article 5 — Durée, reconduction et résiliation

Le Service est souscrit pour la durée indiquée au Bon de Commande, notamment, le cas échéant, pour une phase pilote. Sauf mention contraire, le contrat est ensuite reconduit tacitement par périodes successives d'un an, sauf dénonciation par l'une des Parties notifiée par écrit avec un préavis de trois mois avant l'échéance.

Résiliation pour manquement. En cas de manquement grave de l'une des Parties à ses obligations, non réparé dans un délai de 30 jours après mise en demeure, l'autre Partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

Effets. La résiliation entraîne la cessation du droit d'accès au Service et déclenche la procédure de réversibilité prévue à l'article 13.

Article 6 — Obligations et niveau de service d'Aquilae

Aquilae s'engage à fournir le Service avec diligence et professionnalisme, selon une obligation de moyens. Aquilae s'efforce d'assurer la disponibilité de la Plateforme 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve des opérations de maintenance, des contraintes de sécurité et des cas de force majeure.

Maintenance. Les opérations de maintenance programmée sont, dans la mesure du possible, planifiées en dehors des périodes d'usage habituelles et annoncées au Client avec un préavis raisonnable. Aquilae ne saurait être tenue responsable des indisponibilités imputables aux réseaux, à la connexion Internet, aux équipements du Client ou des Utilisateurs, ni aux services tiers hors de son contrôle.

Compatibilité. Le bon fonctionnement du Service est assuré sur les deux dernières versions majeures des principaux navigateurs, notamment Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge et Apple Safari, avec les cookies techniques et JavaScript activés.

Article 7 — Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• utiliser le Service conformément à la finalité de la Plateforme, au Bon de Commande et aux présentes CGV/CGU ;
• communiquer les informations nécessaires au paramétrage des comptes et à l'affiliation des Utilisateurs, et tenir ces informations à jour ;
• informer ses Utilisateurs des conditions d'utilisation et des traitements de données applicables et, le cas échéant, recueillir les autorisations ou consentements requis ;
• garantir qu'il détient les droits et autorisations nécessaires sur les Contenus Client et que ceux-ci sont licites, exacts et adaptés à l'usage prévu ;
• ne pas téléverser de données ou contenus dont le traitement serait interdit ou disproportionné au regard de la finalité du Service ;
• prendre les mesures internes nécessaires à la confidentialité des accès et signaler sans délai toute suspicion d'utilisation non autorisée ;
• régler le prix du Service dans les conditions de l'article 4.

Le Client assure la responsabilité éditoriale des Contenus Client et garantit Aquilae contre tout recours de tiers relatif à ces contenus ou à l'usage qu'il en fait.

Responsabilité de l'Entreprise. L'Entreprise demeure seule responsable de ses politiques d'accueil, de formation et de ressources humaines. Aquilae Nova n'est pas destiné à prendre, à la place de l'Entreprise, une décision de recrutement, d'évaluation, de promotion, de sanction ou de rupture de la relation de travail. Les résultats, scores ou indicateurs issus du Service ne doivent pas constituer l'unique fondement d'une décision produisant des effets juridiques ou significatifs à l'égard d'un Utilisateur.

Article 8 — Assistance et maintenance corrective

Aquilae met à disposition du Client un service d'assistance accessible par voie électronique à l'adresse contact@aquilaenova.com. En cas d'anomalie dûment signalée et reproductible, Aquilae procède au diagnostic puis met en œuvre sa correction selon sa gravité : prise en compte prioritaire des anomalies bloquant l'usage normal du Service, avec recherche d'une solution de contournement dans les meilleurs délais ; traitement des anomalies mineures dans le cadre des mises à jour ultérieures.

La garantie ne couvre pas les dysfonctionnements résultant d'une utilisation non conforme, d'une modification non autorisée, d'une défaillance des réseaux ou services tiers, d'un cas de force majeure ou d'un manquement du Client à ses obligations.

Article 9 — Sécurité et sauvegardes

Aquilae met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des Données, notamment le chiffrement des accès (HTTPS/TLS), le hachage des mots de passe, le cloisonnement des Données par Client et des contrôles d'accès. L'hébergement est principalement situé dans l'Union européenne ; certains traitements, notamment liés à l'intelligence artificielle, peuvent être réalisés hors de l'Union européenne dans les conditions décrites par la politique de confidentialité et le DPA.

Sauvegardes. Aquilae procède à des sauvegardes régulières des Données, conservées de manière sécurisée. Aquilae fait ses meilleurs efforts pour restaurer les Données en cas d'incident, sans pouvoir garantir l'absence de toute perte résultant d'un fait extérieur ou d'une utilisation non conforme.

Article 10 — Protection des données à caractère personnel

Pour les traitements réalisés au moyen de la Plateforme pour le compte du Client, le Client agit en qualité de Responsable de traitement et Aquilae en qualité de Sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Aquilae ne traite les Données que sur instruction documentée du Client, dans les conditions définies au DPA, qui prévaut sur le présent article pour tout ce qui concerne ces traitements.

Aquilae peut agir en qualité de responsable de traitement autonome pour les données strictement nécessaires à la gestion de la relation commerciale, à la facturation, à la sécurité de ses systèmes, au support et au respect de ses obligations légales. Les traitements et les modalités d'exercice des droits sont décrits dans la politique de confidentialité applicable.

Article 11 — Assistant IA : fonctionnement, transparence et limites

L'Assistant IA repose sur une intelligence artificielle générative. Les Utilisateurs sont informés qu'ils interagissent avec un système d'intelligence artificielle et non avec une personne physique. Les réponses sont produites automatiquement à partir des informations et Contenus Client accessibles dans le périmètre autorisé et peuvent comporter des erreurs, omissions ou approximations.

Les réponses de l'Assistant IA constituent une aide pédagogique, à l'accueil, à l'intégration ou à la montée en compétence professionnelle. Elles ne constituent ni un avis juridique, médical, financier ou professionnel, ni une décision de ressources humaines. Le Client et les Utilisateurs doivent vérifier les informations importantes et conserver un contrôle humain approprié.

Les échanges avec l'Assistant IA peuvent être transmis à la passerelle d'IA OpenRouter et aux fournisseurs de modèles sous-jacents, notamment OpenAI ou Anthropic ; les traitements d'embeddings peuvent être confiés à Mistral. Aquilae active, lorsque ces options sont disponibles, les paramètres excluant la réutilisation des données à des fins d'entraînement et limitant leur conservation. La liste et les conditions applicables aux sous-traitants sont précisées dans la politique de confidentialité et le DPA.

Article 12 — Propriété intellectuelle

Plateforme. Aquilae est et demeure titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs à la Plateforme, notamment le code source, les algorithmes, l'architecture, le design, les interfaces et la technologie « Slides-to-Course ». Le contrat ne confère au Client et aux Utilisateurs qu'un droit d'usage personnel ou interne, non exclusif, non transférable et limité à la durée du contrat.

Contenus Client. Les Contenus Client demeurent la propriété exclusive du Client ou de leurs titulaires respectifs. Aquilae ne dispose que des droits techniques nécessaires pour les héberger, les traiter à la demande du Client, les analyser au moyen des fonctionnalités activées et les diffuser aux Utilisateurs autorisés.

Données. Le Client reste propriétaire des Données et résultats produits pour son compte via la Plateforme, sous réserve des droits d'Aquilae sur ses logiciels, modèles, méthodes et éléments préexistants.

Article 13 — Réversibilité et restitution des Données

En fin de contrat, pour quelque cause que ce soit, Aquilae restitue au Client, sur demande écrite formulée dans un délai de 30 jours, les Données disponibles dans un format structuré et couramment utilisé, par exemple CSV ou JSON. À l'issue de cette période, et sauf obligation légale de conservation, Aquilae procède à la suppression des Données dans les conditions prévues au DPA.

Article 14 — Confidentialité

Chaque Partie s'engage à préserver la confidentialité des informations non publiques échangées dans le cadre du contrat et à ne les utiliser que pour les besoins de son exécution. Cet engagement demeure pendant la durée du contrat et trois ans après son terme. Ne sont pas confidentielles les informations déjà publiques, reçues légitimement d'un tiers ou développées indépendamment sans usage des informations de l'autre Partie.

Article 15 — Responsabilité et assurance

La responsabilité d'Aquilae est limitée aux dommages directs et prouvés résultant d'un manquement qui lui est imputable. Aquilae ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, tels que la perte d'exploitation, de chiffre d'affaires, d'opportunité, d'image ou de données. En tout état de cause, et sauf faute lourde ou dolosive ou autre cas dans lequel une limitation est interdite par la loi, la responsabilité totale d'Aquilae au titre du contrat est plafonnée au montant des sommes HT effectivement versées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur.

AQUILAE ÉDUCATION est titulaire d'une police de responsabilité civile professionnelle souscrite auprès de Hiscox par l'intermédiaire d'Orus France (police RC Pro n° RCPH278594954).

Article 16 — Force majeure

Aucune des Parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. La Partie empêchée en informe l'autre dans les meilleurs délais. Si l'empêchement se prolonge au-delà de 60 jours, chaque Partie pourra résilier le contrat sans indemnité.

Article 17 — Références commerciales

Sauf opposition écrite du Client, Aquilae pourra mentionner le nom et le logo du Client à titre de simple référence commerciale sur ses supports de communication, sans révéler d'information confidentielle ni laisser entendre un partenariat autre que la fourniture du Service.

Titre II — Conditions Générales d'Utilisation (Utilisateurs)

Article 18 — Objet et acceptation

Le Titre II régit l'utilisation d'Aquilae Nova par les Utilisateurs. L'accès à la Plateforme suppose l'acceptation des présentes CGU. Il est mis à disposition de l'Utilisateur par l'intermédiaire du Client et est gratuit pour l'Utilisateur, qui n'effectue aucun paiement à Aquilae au titre de cet accès.

Article 19 — Accès au Service et identifiants

L'accès s'effectue via un navigateur web, au moyen d'un identifiant personnel et d'un dispositif d'authentification. L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute action effectuée au moyen de ceux-ci. Il s'engage à ne pas les partager et à signaler sans délai à Aquilae ou au Client toute perte, vol, divulgation ou utilisation non autorisée.

L'accès de l'Utilisateur dépend de son affiliation au Client et des droits attribués par celui-ci. Il peut être suspendu, modifié ou supprimé par le Client, notamment en cas de changement de fonction ou de fin de relation professionnelle, sans que la responsabilité d'Aquilae puisse être engagée de ce fait.

Article 20 — Usage autorisé et comportements interdits

L'Utilisateur s'engage à utiliser la Plateforme uniquement dans le cadre autorisé par le Client, à des fins d'accueil, d'intégration, d'information, de formation interne ou de montée en compétence. Il s'interdit notamment de :

• partager son compte, ses identifiants ou ses moyens d'authentification avec un tiers ;
• extraire, copier, diffuser ou reproduire les Contenus Client en dehors du cadre autorisé, ou contourner les mesures de protection ;
• tenter d'accéder à des données, comptes ou espaces non autorisés, de tester la sécurité sans autorisation ou de perturber le fonctionnement de la Plateforme ;
• téléverser, saisir ou diffuser des contenus illicites, malveillants, diffamatoires, confidentiels sans autorisation ou portant atteinte aux droits de tiers ;
• utiliser l'Assistant IA pour produire ou faciliter une activité illégale, frauduleuse, discriminatoire, dangereuse ou étrangère aux finalités autorisées ;
• communiquer des données personnelles sensibles ou des secrets protégés lorsqu'ils ne sont pas strictement nécessaires et autorisés dans le cadre du Service.

Article 21 — Assistant IA : nature et limites pour l'Utilisateur

L'Utilisateur est informé qu'il interagit avec une intelligence artificielle générative. Les réponses sont fournies à titre d'assistance et peuvent être incomplètes ou inexactes. L'Utilisateur doit faire preuve d'esprit critique, vérifier toute information importante et se référer aux documents officiels, à son formateur, à son manager ou au service compétent du Client en cas de doute.

Sur Aquilae Nova, l'Assistant IA ne remplace ni le management, ni les ressources humaines, ni les politiques et procédures officielles de l'Entreprise. Il ne prend aucune décision relative à l'emploi ou à la situation professionnelle de l'Utilisateur.

Article 22 — Propriété intellectuelle

La Plateforme et les Contenus Client sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle et, le cas échéant, par le secret des affaires. L'Utilisateur ne bénéficie que d'un droit d'usage personnel, limité à l'accueil, à l'intégration, à la formation interne ou aux activités autorisées par le Client.

Article 23 — Données personnelles de l'Utilisateur

Les données personnelles de l'Utilisateur sont principalement traitées pour le compte du Client, responsable de traitement, dans les conditions décrites par la politique de confidentialité de la Plateforme. L'Utilisateur y trouve les informations relatives aux finalités, durées de conservation, destinataires et modalités d'exercice de ses droits. Lorsque le compte dépend du Client, certaines demandes, notamment celles relatives à la suppression ou à la rectification des données métier, doivent être adressées à l'administration de ce dernier.

Article 24 — Disponibilité, responsabilité et suspension

Aquilae fait ses meilleurs efforts pour assurer la disponibilité et la sécurité de la Plateforme, selon une obligation de moyens. Aquilae peut suspendre l'accès d'un Utilisateur en cas d'usage frauduleux, de comportement portant atteinte à la sécurité, de demande du Client ou de manquement aux présentes CGU. L'Utilisateur est responsable des conséquences résultant d'une utilisation non conforme qui lui est imputable.

Titre III — Dispositions communes

Article 25 — Modification des CGV/CGU

Aquilae peut modifier les présentes afin de les adapter aux évolutions légales, réglementaires, techniques ou fonctionnelles. La version applicable au Client est celle en vigueur à la date de la commande pour le Titre I, sous réserve des modifications acceptées ou rendues nécessaires par la loi. La version applicable aux Utilisateurs est celle publiée sur la Plateforme à la date d'utilisation. Toute modification substantielle affectant le Client lui est notifiée dans un délai raisonnable.

Article 26 — Preuve et archivage

Les registres informatisés, journaux techniques et échanges électroniques conservés par Aquilae dans des conditions de sécurité raisonnables sont considérés comme éléments de preuve des accès, commandes, notifications et transactions entre les Parties, sauf preuve contraire.

Article 27 — Nullité partielle et tolérance

Si une stipulation des présentes était déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations conserveraient leur plein effet. Le fait pour une Partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne saurait valoir renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Article 28 — Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes CGV/CGU sont soumises au droit français. Les Parties rechercheront une solution amiable avant toute action contentieuse. À défaut d'accord, compétence expresse est attribuée aux tribunaux compétents de Paris, sous réserve des règles d'ordre public applicables.