Politique de confidentialité (RGPD)

Champ d'application. La présente politique s'applique au site et à l'application web Aquilae Nova, offre exploitée par AQUILAE ÉDUCATION et destinée aux entreprises pour l'accueil, l'intégration et la montée en compétence de leurs collaborateurs.

1. Engagement et cadre applicable

La protection des données des collaborateurs, nouveaux arrivants, managers, membres des ressources humaines, administrateurs, clients et prospects constitue une priorité d'Aquilae. Les traitements sont réalisés conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

2. Rôles : responsable de traitement et sous-traitant

Lorsqu'une entreprise souscrit à Aquilae Nova pour ses collaborateurs, l'entreprise agit en qualité de Responsable de traitement et AQUILAE ÉDUCATION en qualité de Sous-traitant. L'entreprise demeure responsable de l'information de ses collaborateurs, de la détermination des bases légales, des durées de conservation et de l'utilisation des indicateurs d'avancement ou de formation.

Aquilae agit en qualité de Responsable de traitement pour la gestion de la relation contractuelle, de la facturation, des demandes de démonstration ou de contact, de l'assistance, de la sécurité de la Plateforme, de la prévention de la fraude et, le cas échéant, des cookies qu'elle détermine.

3. Données collectées, finalités et bases légales

• Identité, affiliation et accès : nom, prénom, adresse électronique, mot de passe haché, entreprise d'affiliation, rôle et droits d'accès — création et gestion du compte, authentification, habilitations. Traitement sur instruction de l'Entreprise cliente ; intérêt légitime d'Aquilae pour la sécurité des accès.
• Onboarding et montée en compétence : parcours attribués, étapes réalisées, statut d'avancement, dates de complétion, résultats aux quiz, ressources consultées. Base légale déterminée par l'Entreprise responsable de traitement.
• Échanges avec l'Assistant IA : historique des échanges, contexte fourni et métadonnées techniques nécessaires, pour la continuité de l'accompagnement et l'explication des contenus.
• Sécurité et traçabilité : adresse IP, journaux de connexion, événements de sécurité, filigrane nominatif et horodaté sur les documents téléchargés — intérêt légitime à sécuriser le service.
• Assistance et support : coordonnées, contenu des demandes et informations techniques — exécution du contrat.
• Facturation et gestion contractuelle : données contractuelles, devis, commandes, factures, paiements — exécution du contrat et obligations légales.
• Demandes de contact et de démonstration : nom, coordonnées professionnelles, organisation, fonction, message — mesures précontractuelles et intérêt légitime.
• Mesure d'audience : données d'usage traitées via PostHog — consentement lorsque les traceurs ne sont pas strictement nécessaires.

Garantie relative à l'Assistant IA. Les échanges peuvent être transmis à la passerelle OpenRouter et aux fournisseurs de modèles sous-jacents (OpenAI, Anthropic ou Mistral), en mode API. Aquilae active, lorsque ces options sont disponibles, les paramètres excluant ou limitant la réutilisation des données à des fins d'entraînement.

4. Destinataires et sous-traitants ultérieurs

Les données ne sont jamais vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Elles sont accessibles aux personnes habilitées d'Aquilae et de l'Entreprise cliente, ainsi qu'aux sous-traitants techniques encadrés par contrat :

• Vercel Inc. — hébergement de l'interface web (diffusion UE).
• Supabase Inc. — base de données, authentification et stockage (AWS, région Union européenne).
• Railway Corporation — services applicatifs et moteurs d'analyse.
• OpenRouter, Inc. — passerelle d'accès aux modèles d'IA.
• Resend — envoi des e-mails transactionnels.
• PostHog — mesure d'audience.
• Sentry — supervision technique et détection d'erreurs.

5. Transferts de données hors Union européenne

Aquilae privilégie un hébergement et un traitement localisés dans l'Union européenne. Lorsqu'un transfert hors UE intervient, il est encadré par les garanties appropriées prévues par le RGPD : décision d'adéquation, EU-US Data Privacy Framework lorsque la certification est applicable et/ou clauses contractuelles types, complétées par des mesures techniques telles que le chiffrement en transit et la minimisation des données transmises.

6. Durées de conservation

• Comptes et données Aquilae Nova : durée de validité du compte, du parcours ou du contrat, puis archivage ou suppression selon les instructions de l'Entreprise.
• Échanges avec l'Assistant IA : durée nécessaire à la continuité du parcours, selon les instructions de l'Entreprise.
• Journaux de connexion et de sécurité : 12 mois maximum, sauf incident, contentieux ou obligation légale.
• Tickets d'assistance : durée du traitement puis suivi de la relation contractuelle.
• Données de facturation : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable.
• Prospects et demandes de démonstration : jusqu'à trois ans à compter du dernier contact.

7. Sécurité des données

• Hachage des mots de passe et chiffrement en transit (HTTPS/TLS).
• Cloisonnement des données par Entreprise cliente et contrôle d'accès au niveau des lignes (Row Level Security).
• Hébergement principal dans l'Union européenne et journalisation des accès et événements de sécurité.
• Gestion des habilitations selon le principe du moindre privilège et revue régulière des accès.
• Sauvegardes, procédures de restauration et mesures de continuité.

8. Décisions automatisées et profilage

La Plateforme peut produire des indicateurs de progression ou de complétion destinés aux personnes habilitées de l'Entreprise. Aquilae Nova n'est pas destinée à prendre une décision de recrutement, d'évaluation professionnelle, de promotion, de sanction ou de rupture de la relation de travail. Ces indicateurs ne doivent pas constituer l'unique fondement d'une décision produisant des effets juridiques ou significatifs.

9. Information sur l'utilisation d'une intelligence artificielle

L'assistant disponible dans Aquilae Nova repose sur un système d'intelligence artificielle générative. L'utilisateur est informé qu'il interagit avec une intelligence artificielle et non avec une personne physique. Les réponses peuvent comporter des imprécisions et doivent être vérifiées. Cette information répond notamment à l'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle.

10. Vos droits

• Droit d'accès et, le cas échéant, droit à la portabilité.
• Droit de rectification.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »).
• Droit à la limitation du traitement et droit d'opposition.
• Droit de retirer son consentement à tout moment.
• Droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Pour les comptes rattachés à une Entreprise, les demandes doivent en priorité être adressées à l'administration de l'Entreprise, Responsable de traitement. Pour les traitements dont Aquilae est Responsable de traitement, écrivez à contact@aquilaenova.com.

Réclamation auprès de la CNIL. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.

11. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Aquilae met en œuvre les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences, notifie l'Entreprise cliente concernée dans les meilleurs délais et coopère avec elle conformément aux articles 33 et 34 du RGPD. Lorsqu'elle agit en qualité de Responsable de traitement, elle procède elle-même aux notifications requises.

12. Gestion des cookies et traceurs

Aucun cookie publicitaire ou traceur de ciblage commercial n'est utilisé. Les cookies strictement nécessaires (jetons de session d'authentification, préférences d'interface) peuvent être déposés sans consentement. Les traceurs non strictement nécessaires (mesure d'audience PostHog, supervision technique Sentry) sont déposés après recueil du consentement, révocable à tout moment.

13. Modification de la présente politique

Aquilae peut faire évoluer la présente politique afin de l'adapter aux évolutions légales, réglementaires, techniques ou fonctionnelles de la Plateforme. La version applicable est celle publiée à la date de consultation.